LÀM VIỆC THỰC SỰ HIỆU QUẢ VỚI KỸ THUẬT POMODORO

Tôi từng làm việc rất rất nhiều. 40, 60, thậm chí 80 giờ mỗi tuần.

Công việc của tôi định nghĩa tôi là ai. Tôi đeo lên người những khoảng thời gian bận rộn giống như một tấm huy chương. Tôi tự hào mỗi khi nói với bạn bè tôi “bận” tới mức nào.

"Tôi nhận ra mình đã lạm dụng công việc để bản thân không cảm thấy lạc lõng. Sự lạc lõng ấy giống như một lỗ đen. Không quan trọng tôi làm việc trong bao lâu, nó chưa bao giờ có dấu hiệu được lấp đầy. Và mỗi khi có chuyện xảy ra, tôi cảm thấy rất tệ."

Nghe quen không?

Vào một ngày tuyệt vọng, tôi quyết định dừng tất cả mọi hoạt động. Lùi một bước và đánh giá lại các yếu tố trong cuộc sống của mình. Xác định yếu tố nào thực sự quan trọng, yếu tố nào không.

Tôi cũng nhận ra mình cần làm việc hiệu quả hơn chứ không phải làm nhiều hơn. Làm nhiều hơn trong thời gian ít hơn.

Tôi tìm hiểu và áp dụng kỹ thuật Pomodoro. Bài viết này chia sẻ về cách thức tôi đã áp dụng nó và thay đổi cuộc sống của mình như thế nào. Đơn giản vậy thôi.

Pomodoro là gì?

Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian đơn giản. Tuy nhiên như người ta thường nói, những thứ đơn giản mang lại hiệu quả tốt nhất.

Năm 2006, tôi tình cờ đọc được một bài báo khoa học về Pomodoro, do tác giả của kỹ thuật này viết - Francesco Cirilio. Trong bài báo, ông giải thích chi tiết về phương pháp, về tầm quan trọng cũng như sự khoa học trong tâm lý của con người. Kỹ thuật này thực sự rất đơn giản, tuy nhiên nó có thể thay đổi hoàn toàn thái độ của bạn với công việc, từ đó thay đổi cuộc sống.

Kỹ thuật Pomodoro có thể tóm tắt lại thành 4 yếu tố cơ bản:

1. Làm việc với thời gian, không phải chống lại nó. Rất nhiều người trong chúng ta coi thời gian như kẻ thù. Chúng ta chạy đua với thời gian để hoàn thành mọi việc. Chúng ta luôn cố gắng kéo dãn mọi thứ và tranh thủ mọi lúc mọi nơi. Kỹ thuật Pomodoro dạy ta cách làm việc với thời gian, thay vì vật lộn chống lại nó.
2. Khoa học năng lượng. Năng lượng của con người luôn dao động trong những khoảng nhỏ. Và trong cả một ngày cũng liên tục thay đổi. Pomodoro luôn có những khoảng nghỉ ngắn và có kế hoạch trước. Pomodoro loại bỏ tất cả cảm giác khó chịu. Bạn sẽ không bao giờ bị quá tải khi làm đúng quy trình của kỹ thuật này.
3. Quản lý sự sao lãng. Điện thoại, email, facebook, hay bỗng dưng bạn nhận ra móng tay mình quá dài... Đã đến lúc bạn đặt ra những nguyên tắc cho chúng. Sự sao lãng phá hủy năng suất. Đơn giản vì chúng còn... tự do hơn cả bạn.
4. Cân bằng công việc, cuộc sống. Hầu hết mọi đều người cảm thấy tội lỗi bởi sự trì hoãn của bản thân. Nếu chúng ta bỏ bê công việc, chúng ta sẽ cảm thấy không thoải mái và lo lắng, kể cả khi ở nhà. Là một người thuần thục kỹ thuật Pomodoro, bạn có một thời gian biểu hiệu quả và luôn hoàn thành các công việc cần thiết. Bạn sẽ thực sự tận hưởng cuộc sống của mình.

Vào lúc này có thể bạn đang nghĩ:
“Nghe có vẻ tuyệt đấy, thế bây giờ tôi nên làm cái quái gì?”

25 phút của sự tập trung

Một Pomodoro của bạn sẽ được xây dựng trên 4 yếu tố trên. Bao gồm những bước sau:

• Lên danh sách các công việc
• Chọn những công việc quan trọng trước
• Bấm giờ cho khoảng thời gian 25 phút
• Thực hiện công việc cho tới khi chuông báo. 
• Đánh dấu vào bảng danh sách. Nghỉ trong vòng 5 phút
  (bạn vừa hoàn thành Pomodoro đầu tiên của mình)
• Lặp lại các bước trên 3 lần, sau đó nghỉ trong vòng 20 phút

Nghe có vẻ đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên hãy nhớ 25 phút đó là 25 phút của sự tập trung, chỉ làm một công việc duy nhất.

Không email. Không điện thoại. Không Facebook. Không cắt móng tay. Không có sự sao lãng nào được phép ở đây.

Những thứ bạn cần để bắt đầu

• Một chiếc đồng hồ bấm giờ (hoặc sử dụng app trên điện thoại)
• Chế độ máy bay (Airplane mode - Chức năng quan trọng nhất của bất kỳ chiếc điện thoại nào)
• Một nơi làm việc yên tĩnh hoặc một chiếc tai nghe cách âm hiệu quả
• Giấy và bút (cho bảng danh sách Pomodoro của bạn)
• 5 phút mỗi sáng để lên danh sách những công việc bạn cần làm
• 30 phút mỗi cuối tuần để nhìn lại những gì bạn đã làm được và lên kế hoạch cho tuần tới

Những Pomodoro đầu tiên của tôi

Giống như hầu hết những thứ khác trong cuộc sống, tôi học và cải thiện mọi thứ qua trải nghiệm của mình. Trải nghiệm đôi khi là sự đau đớn và thất bại. Trải nghiệm cũng là sự phát triển.

"Sau khi tìm hiểu và chuẩn bị mọi thứ thật kỹ càng. Tôi dự tính mình sẽ thực hiện được ít nhất 16 Pomodoro mỗi ngày, tương đương với khoảng 6,5 giờ làm việc, thay vì 8 giờ. Thời gian còn lại sẽ dành cho việc nghỉ ngơi."

Ngày đầu tiên, tôi hoàn thành được 12 Pomodoro. Cả một đống công việc đã được giải quyết. Tuy nhiên tôi lại thấy hơi thất vọng vì không đạt được mục tiêu của mình. 12 x 25 = 300 phút tương đương với 5 giờ một ngày. Tôi thậm chí còn cảm thấy mệt mỏi.

Những ngày sau đó, có ngày tôi làm được ít hơn, có ngày làm được nhiều hơn, có ngày tôi cảm thấy khủng hoảng. Tuy nhiên chưa ngày nào tôi đạt được con số 16 cả. Tôi cảm thấy bực bội và tự thuyết phục mình đó là con số ngu ngốc nhất trên đời.

Vào một ngày tâm trạng tồi tệ, tôi bỏ qua hết các nguyên tắc và trở về cách làm việc cũ. Tôi không tập trung. Tôi làm việc không hiệu quả. Tôi cảm thấy mình còn ngu ngốc hơn cả con số 16.

Tôi nhận ra mình đã ép buộc bản thân, làm mất đi bản chất của kỹ thuật này. Nhớ lại yếu tố số 1: Làm việc với thời gian, không phải chống lại nó.

Là ngu ngốc hay là kỳ diệu?

Mặc dù tôi hoàn toàn có thể làm được nhiều hơn. Tôi quyết định bắt đầu lại với con số chỉ bằng một nửa so với trước. Mục tiêu của tôi là thực hiện được 8 Pomodoro mỗi ngày, tương đương với 40 Pomodoro một tuần.

Tôi chọn mục tiêu thấp như vậy để có thể dễ dàng thực hiện, và cảm thấy thực sự thoải mái với chúng. Thay vì cố gắng ép buộc bản thân hoàn thành đủ 12, hay thậm chí 16 Pomodoro. Tôi thực hiện 8 Pomodoro hiệu quả nhất, tập trung cho những công việc quan trọng nhất, với năng suất cao nhất.

Cho dù thực tế tôi chỉ làm việc 16,7 giờ mỗi tuần. Tôi đã hoàn thành được những công việc quan trọng nhất với kết quả tối nhất, trong thời gian mà tôi thấy thoải mái nhất. Tôi còn hoàn thành thêm được vài việc nữa trong thời gian còn lại. Tôi vượt cả mục tiêu đề ra. Tôi cảm thấy mình sung sức và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tôi có nhiều thời gian hơn. Tôi làm thêm những gì mà tôi thích. Tôi không cảm thấy áp lực. Và điều quan trọng là tôi thấy yêu công việc và cuộc sống của mình hơn rất nhiều.

"16 không hẳn là một con số ngu ngốc. Bởi 16 chia 2 thì bằng 8. Và tôi thực sự yêu chúng rất nhiều."

Vậy đấy. Đó là câu chuyện của tôi. Nếu bạn cũng muốn làm việc hiệu quả hơn và thông minh hơn. Hãy đi tìm con số yêu thích của mình. Có thể bạn sẽ yêu cuộc sống còn nhiều hơn tôi nữa.

Biên dịch từ Medium.com